Unsere E-Billing Software

Welche Problemstellungen werden mit einer E-Billing Software gelöst?

Vereinfachung durch Digitalisierung

Das weltweite Gesamtvolumen elektronischer Rechnungen wird in den kommenden Jahren 34 Milliarden überschreiten. Eine neue Ära der Digitalisierung und Automatisierung bricht an, die die elektronische Abrechnungsumgebung revolutionieren wird. Große Einkaufsorganisationen streben nach voll automatisierten, unbeaufsichtigten Rechnungsstellungsprozessen und bemühen sich, die gesamte Prozesskette vom Kauf bis zur Zahlung (P2P) und von der Bestellung bis zur Zahlung (O2C) zu rationalisieren. Dieser Trend ist ein wichtiger Markttreiber, der über die einfache elektronische Rechnungsstellung hinausgeht. Vorteile der elektronischen Abrechnung auf einen Blick:

Geringere Kosten und schnellere Kapitalrendite: Durch die Umstellung auf die e-Rechnung werden 60 bis 80 % der Produktionskosten pro Rechnung eingespart.
Bessere Prozesse und strengere Compliance: Bieten Sie effizientere und transparentere Prozesse für die Bearbeitung Ihrer Rechnungen und erfüllen Sie damit die gesetzlichen Anforderungen.
Mehr Sicherheit: Sicherer Austausch aller Konten durch verschlüsselte Übertragungsprozesse.
Besserer Cashflow: Die sofortige Rechnungslieferung verkürzt die Vorlaufzeit und verbessert Ihren Cashflow.
Vollständige Transparenz und schnelle Buchung: automatische Bearbeitung eingehender Rechnungen

E-Billing Software von europa3000™

europa3000™ bietet Ihnen eine Komplettlösung aus einer Hand, die alle einzelnen Schritte des Finanzmanagements in Ihr ERP-System integriert, einschließlich aller Prozesse aus den Bereichen Rechnungswesen, Treasury, Finanzberichterstattung, Beschwerden und Streitigkeiten sowie Compliance-Systeme. Diese automatisierte und standardisierte Lösung bietet Ihnen einen umfassenden zertifizierten E-Billing-Verarbeitungszyklus.

europa3000™ verfügt über jahrelange Erfahrung mit E-Billing und Supply-Chain-Finance. Die Zusammenarbeit mit renommierten Unternehmen hat europa3000™ geholfen, spezielle Fähigkeiten im Bereich eingehender und ausgehender E-Invoicing-Prozesse zu erwerben. Mit diesem Know-how haben wir einen One-Stop-Shop für Managed Services erstellt, der auf unterschiedlichen Lösungen und der B2B-Automatisierung basiert.

Eine E-Billing-Lösung macht die Integration von Prozessen in Ihre Forderungen so einfach und bequem wie möglich. Mit europa3000™ können Sie ein vollständig integriertes Lösungsportfolio realisieren, über das Sie eine elektronische Verbindung zu all Ihren Geschäftspartnern herstellen können. Hierfür müssen Sie keine Punkt-zu-Punkt-Lösungen für verschiedene Komponenten integrieren. Darüber hinaus ist diese E-Billing-Lösung standardisiert, nutzt frühere Investitionen, verbessert Ihre Finanzen, bietet Mehrwertdienste und vieles mehr.

Einsparpotenzial

Der Hauptvorteil der elektronischen Rechnungsstellung ist das enorme Einsparpotenzial, das mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Unternehmen einhergeht.

Druck- und Versandkosten entfallen, Rechnungen können schneller geliefert werden und Fehler bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen werden reduziert.
Wenn für die eingehende Rechnung ein Bestelllink vorhanden ist, kann dieser vollautomatisch gebucht werden.
Darüber hinaus verkürzt die Verwendung der elektronischen Abrechnung die Zeit von der Abrechnung bis zur Zahlung und erhöht somit Ihre Liquidität.

Türöffnungsinstrument

Die elektronische Rechnungsstellung wird zunehmend als Türöffnungsinstrument anerkannt, das eine umfassende Optimierung der gesamten Produktionskette ermöglicht.
Dies eröffnet dem Unternehmen einen Einblick in potenzielle Vorteile, die weit über das angestrebte Ziel kurzfristiger Kosteneinsparungen hinausgehen.

Unterstützung verschiedener Quellen

Das Generieren elektronischer Rechnungen aus verschiedenen Quellen wie EDI, Web-EDI oder Dokumentensammlung wird schnell Realität, da immer mehr Unternehmen versuchen, ihre Effizienz zu verbessern, Kosten und Lieferkettenprozesse zu senken.

Hohe Datenqualität

Die mit Abstand größte Anzahl von E-Rechnungen besteht derzeit nur aus einem PDF-Dokument als elektronische Kopie einer Papierrechnung. Laut unterschiedlichen Berichten machten diese PDF-Rechnungen 75 Prozent der gesamten E-Rechnungen im deutschsprachigen Raum aus. Hohe Datenqualität ist jedoch eine wichtige Voraussetzung für die künftige breitere Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung in digitalen Automatisierungsprozessen.

Umfassender Datenaustausch

Für die meisten internationalen Unternehmen reicht der automatische Datenaustausch für die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr aus. Heute ist es notwendig, elektronische Dokumente sowohl mit großen Abteilungen als auch mit mittleren und kleinen Handelspartnern effizient auszutauschen. Dies erhöht das Interesse an relevanten B2B-Netzwerken und SaaS-Plattformen.

Umfassende Interoperabilität

Eine umfassende Interoperabilität ist der Schlüssel zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob es sich um Dateiformate, Rechnungsadressen oder Hotspot-Austauschdaten von Anbietern handelt. europa3000™ stellt sicher, dass beispielsweise Lieferanten nicht mit technischen Problemen konfrontiert werden und dass die E-Mail-Rechnungsstellung so selbstverständlich wie die E-Mail wird.

Mit europa3000™ automatisieren Sie die Einhaltung aller B2G- und B2B-Vorschriften, die eine Vielzahl von Archivierungsformaten, -prozessen und -standards abdeckt. Darüber hinaus können Sie alle ausgehenden Rechnungen mit nur einer Lösung an alle Kunden senden, in ihrem bevorzugten Format. Private Unternehmen, der öffentliche Sektor sowie Endverbraucher können Rechnungen in den gewünschten Formaten erhalten, ohne selbst etwas zu ändern, was bedeutet, dass sie schnell und einfach bezahlen können. Als Absender der Rechnung müssen Sie das bevorzugte Datenformat oder die priorisierte Übertragungsmethode des Empfängers nicht nachverfolgen, da europa3000™ dies automatisch für Sie erledigt.

«Mache die Dinge so einfach wie möglich, aber nicht einfacher!»

Albert Einstein

Wie funktioniert die E-Billing Software?

Mit unserer E-Billing Software erreichen Sie mehr

Die elektronische Rechnungsstellung, auch als E-Billing bezeichnet, ist das elektronische Versenden strukturierter Rechnungsdaten von Anbieter an Käufer, die diese dann automatisch verarbeiten können. Rechnungsdaten werden entweder direkt zwischen Empfänger und Absender oder über ein elektronisches Abrechnungsnetz übertragen. Anstelle eines fehleranfälligen und langsamen Übertragungs- und Verarbeitungsprozesses mit Papierrechnungen gibt es einen effizienten und umweltfreundlichen elektronischen Prozess. Neben Papier und Zeit sparen Absender und Empfänger bei der elektronischen Abrechnung vor allem Geld.

Wenn PDF-Rechnungen per E-Mail gesendet werden, gilt dies gesetzlich als e-Rechnung und spart möglicherweise Papier. Dies ist jedoch keine echte elektronische Rechnung. Wie gescannte Papierrechnungen müssen PDF-Rechnungen bei OCR registriert und in strukturierte Daten konvertiert werden, ein zeitaufwendiger Prozess, der häufig manuelle Eingriffe erfordert. Dies bedeutet, dass Sie die Vorteile der elektronischen Abrechnung nicht in vollem Umfang nutzen können. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten für die Arbeitsweisen:

1. Absender – Empfänger

Der Absender erstellt in seinem Buchhaltungssystem eine elektronische Rechnung und übermittelt diese über eine Datenverbindung (EDI-Prozess) direkt an den Empfänger. Dies erfordert eine vorherige Vereinbarung zwischen dem Absender und dem Empfänger über das Format der Rechnung und den Überweisungsstandard. Darüber hinaus müssen das erforderliche Programm und Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen implementiert werden. Diese Option ist normalerweise nur für große Unternehmen ratsam, die regelmäßig Rechnungen untereinander austauschen, da der Implementierungsaufwand hoch ist und umfangreiche Eingriffe in die vorhandene IT-Landschaft erforderlich sind.

2. Absender – Netzwerk – Empfänger

Sie können Ihr Ziel schneller und einfacher erreichen, wenn Sie das E-Billing-Netzwerk Ihres Diensteanbieters zum Senden von E-Rechnungen verwenden. In diesem Fall müssen Sie keine oder nur geringe Änderungen an der IT-Landschaft vornehmen. Diese Option eignet sich daher auch für KMU mit geringem Rechnungsvolumen. Der Absender kann die Rechnungsdaten im PDF-Format per E-Mail, in einem druckbaren Datenstrom oder als echte elektronische Rechnung an das Netzwerk senden. Sie müssen lediglich einen Druckertreiber, eine Client-Software oder eine Schnittstelle implementieren.

3. Absender – Absendernetzwerk – Empfängernetzwerk – Empfänger

Wenn der Empfänger und der Absender bei der elektronischen Abrechnung mit verschiedenen Dienstanbietern zusammenarbeiten, ist dies kein Problem, wenn offene Netzwerke verwendet werden. Hier läuft das sogenannte Roaming-Verfahren ab. Der von der Electronic Invoicing Association (VeR) entwickelte Übertragungsstandard ermöglicht die Kommunikation zwischen zwei Dienstleistern.

FAQ zum Thema E-Billing

Ihre Fragen – unsere Antworten

Was ist E-Billing von europa3000™?

E-Billing von Europa 3000 ist eine leistungsstarke End-to-End-Lösung, die alle eingehenden und ausgehenden Rechnungsstellungsprozesse (AP/AR-Prozesse) rationalisiert und automatisiert und so einen sicheren und äußerst effizienten Dokumentenaustausch mit allen Geschäftspartnern und Kunden ermöglicht. Diese Lösung wurde unter Berücksichtigung digitaler Entwicklungen und damit verbundener Herausforderungen entwickelt und entspricht damit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und den neuesten Standards für den Datenaustausch. Ziel der Ausarbeitung einer E-Invoicing-Lösung war es, jede von einem Unternehmen gesendete oder empfangene Rechnung unabhängig von ihrer Größe und technischer Ausstattung automatisch zu überprüfen und zu konvertieren. Zusammen mit einer vollständigen Palette praktischer und technisch fortschrittlicher Funktionen wie Fakturierung, E-Archivierung und E-Signatur und natürlich dem Know-how bei der Implementierung selbst der komplexesten B2B- und B2G-Prozesse garantiert die E-Fakturierung sowohl eine höhere Datenqualität als auch einen günstigeren Kostenbetrieb.

Welche Vorteile bringt die Automatisierung?

Die Automatisierung der Verarbeitung eingehender Rechnungen reduziert die manuelle Aufarbeitung. Über eine benutzerfreundliche Weboberfläche können Sie jedes Konto jederzeit und überall verfolgen, teilen und veröffentlichen. Darüber hinaus wird der Prozess der Bestätigung von Dokumenten/Quittungen durch den Einsatz von Algorithmen, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz beschleunigt und vereinfacht. Die Datenerfassung kann in jeder Phase dieses Prozesses erfolgen. Zusätzlich werden die Vorteile der Roboterprozessautomatisierung ausgenutzt.

Welche Rolle spielt E-Billing in der Kreditorenbuchhaltung?

Im Bereich eingehender Rechnungen und Kreditorenbuchhaltung unterstützt E-Billing den Empfang und die Aufzeichnung von Rechnungen, die in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Eingabequellen wie E-Mail, EDI, Webportal und Post (Scannen) verarbeitet werden sollen. Die automatische Indizierung mithilfe der OCR-Engine reduziert die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Eingabe von Rechnungen benötigen. Dank fortschrittlicher und selbstlernender Algorithmen müssen Sie sich nicht mehr um verschiedene Kontoformate kümmern.

Mit unserer Software werden Sie profitieren!

Wir beraten und unterstützen Sie gerne in technischen und anwenderspezifischen Fragen rund um unsere Software und das E-Billing Modul. Lassen Sie sich unsere Software vorführen, damit Sie die Leistungsfähigkeit & Einfachheit dieser Lösung kennen lernen.

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