Unsere Software für Belegerfassung

Mehr Effizienz in Ihrer Buchhaltung

Buchhaltung leicht gemacht

Unsere Software für Belegerfassung kann mehr!

Die ERP-Business-Software europa3000™ der Europa3000 AG richtet sich vorrangig an kleine und mittlere Unternehmen, die damit ab einem bis zu rund 100 Arbeitsplätze ausstatten können. Die Mitarbeitenden an diesen Arbeitsplätzen können innerhalb der Tools von europa3000™ kollaborativ miteinander arbeiten. Zu den Modulen der Software gehören die Lager-, Artikel- und Adressverwaltung, die FiBu inklusive Debitoren- und Kreditorenverwaltung, die Fakturierung und noch einiges mehr. Ein wichtiges Modul ist die Auftragsbearbeitung, in welche die Belegerfassung integriert ist.

Beschäftigte in Buchhaltungsabteilungen wissen es: Bei allen Vorgängen fallen Belege an, die im vordigitalen Zeitalter von Hand aus verschiedensten Vorlagen – Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge oder Kassenbons – erfasst werden mussten. Danach mussten die erfassten Daten dann nach den Regeln der doppelten Buchführung verbucht werden. Beides ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die meiste Zeit kostet die Belegerfassung von Hand.

Die Belegerfassung von europa3000™ ist ein modernes Tool, das die Informationen aus einem Beleg nach dessen Einscannen in die Auftragsbearbeitung übergibt, die sie umfassend verarbeiten kann. In welcher Form die Informationen auf den sehr unterschiedlichen Belegen zunächst vorliegen, spielt dabei keine Rolle. Anwender sparen damit sehr viel Zeit und vermeiden teure Fehler.

Moderne digitale Belegerfassung

Die digitale Belegerfassung ist in die Software europa3000™ integriert. Es handelt sich um ein insgesamt modulares und dabei hochflexibles Programmsystem, das sich Anwender für freie Konfigurationen lizenzieren lassen können, um es auf die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeitenden optimal abzustimmen. Das Modul der Belegerfassung nutzt praktisch jedes Unternehmen. Möglicherweise spart es (je nach Aufkommen von Belegen in der jeweiligen Firma) sogar die meiste Arbeitszeit in der Buchhaltung.

Einige KMUs müssen täglich mehrere Hundert bis sogar mehrere Tausend Belege erfassen. Mit der Möglichkeit der digitalen und damit prinzipiell fehlerfreien Belegerfassung bildet das Modul Auftragsbearbeitung der Software europa3000™ das Rückgrat für die FiBu, das komplette Rechnungswesen und die Logistik, aber auch für die Informations- und Produktionsprozesse. Bei einem digital erfassten Beleg kann es keine Tippfehler geben. Diese sind die häufigste Fehlerquelle beim Erfassen von Hand. Etwas ältere Kolleginnen und Kollegen, die schon vor 20 oder 30 Jahren in der Buchhaltung beschäftigt waren, wissen, dass sie nach solchen Fehlern dann endlos lange suchen mussten. Die moderne digitale Belegerfassung von europa3000™ schliesst solche Fehler nun aus. Davon abgesehen ist der Vorgang der Belegerfassung selbst in einer Sekunde erledigt: Der Beleg wird eingescannt, danach überführt ihn die Software in die betreffende Datenbank.

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«Mache die Dinge so einfach wie möglich, aber nicht einfacher!»

Albert Einstein

Integration der europa3000™-Belegerfassung in das Modul Auftragsbearbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Belegerfassung

Das Modul Auftragsbearbeitung wurde für die komfortable Unterstützung der Abarbeitung von Aufträgen, aber auch der FiBu und des Rechnungswesens geschaffen. Wenn ein Unternehmen Kundenbestellungen nicht sofort liefern kann, sondern auf einer Zeitachse aufreihen muss, lassen sich mit der Auftragsbearbeitung die betreffenden Bestellungen verwalten.

Einzelne Belegpositionen können die Bearbeiter frei gruppieren, kopieren oder verschieben. Dabei können sie jeder Position ein eigenes Lieferdatum zuordnen. Das betrifft Streckengeschäfte und Rahmenaufträge ebenso wie die Assortierung. Das Modul dient der Überwachung des Auftragsbestands, wobei es auch priorisierte Liefervorschläge anhand von Verfügbarkeit erstellt. Zu den Funktionalitäten gehören auch die Disposition und viele Auswertungen. Als Voraussetzung dient die Belegerfassung. Diese zeichnet sich durch folgende Features aus:

Erfassung von Offerten, Rüst- und Lieferscheinen sowie Aufträgen
individuell definierbare Belegarten
bequemes Überführen der Belege ineinander
Erfassung von Liefer-, Kunden- und Rechnungsadressen
Erfassung von Rahmenaufträgen
Erstellung von Belegen in Fremdwährungen
Möglichkeit einer bestimmten Belegsprache nach Kundeneinstellungen

Zur Belegerfassung von europa3000™ gehört ein Belegeditor. Dieser sortiert die Belege tabellarisch ein. Die Anwender können ihn mit der Maus oder der Tastatur bedienen. Es ist möglich, ganze Belegteile zu kopieren und/oder zu verschieben. Diese Funktion wird häufig für Lagerartikel, manuelle Artikel, DL, Artikel aus dem Passivlager, für den Lagerort oder Artikel mit Serien- bzw. Chargennummern benötigt.

Wenn die Daten nach der Belegerfassung in das Modul Auftragsbearbeitung der ERP-Software überführt wurden, führt dieses eine Lagerprüfung und die Bestandesreservierung für Aufträge durch. Es ist auch imstande, für einzelne Artikel eine Ausmassberechnung durchzuführen, wobei es Daten wie die Länge, die Breite, die Höhe und den Faktor berücksichtigt.

Die Belegerfassung wiederum kann auch reine Texte verarbeiten. Sie bietet darüber hinaus der Auftragsverarbeitung Textzeilen und vordefinierte Kurztexte, mehrspaltige Texte, Artikelbemerkungen und Textbausteine an. Gleichzeitig übernimmt sie diese aus Belegen und bildet Totale und Subtotale. Durch die exakte Belegerfassung kann die Auftragsbearbeitung weitere Funktionen anwenden. Dazu gehören:

verschiedene Preisstrukturen wie Tarif-, Mengen-, Einzel- und Fremdwährungspreise sowie spezifische Kunden-Artikel-Preise
verschiedene Preisvarianten
umfassende Rabattierungen mit Block-, Zeilen- und Gesamtrabatt

Wie wird der Belegfluss nach der Belegerfassung im ERP-System gesteuert?

Nach der Belegerfassung mit der Software von europa3000™ erfolgt die Weiterverarbeitung von Lieferscheinen und Offerten im Modul Fakturierung. Der Belegfluss lässt sich steuern. Das bedeutet: Jeder erfasste Beleg kann der Vorgängerbeleg eines anderen Beleges sein. Dabei ist wahlweise auch die Textübernahme aus dem Vorgängerbeleg möglich. Die Anwender können im Rahmen der Belegerfassung und Datenüberführung Haupt- und Parallelformulare frei definieren. Nicht zuletzt bietet die Belegerfassung von europa3000™ auch den Etikettendruck für Belege an (Adress- und Artikeletiketten). Diese Funktionen gehören zum Belegfluss:

Barcodeverarbeitung aller Belege
Belegnummernkreis für alle Belegarten definierbar
automatisches Erzeugen der Lieferantenbestellungen und Produktionsaufträge
Liefersperre bei der Überschreitung des Kreditlimits
Zuordnung zu Mehrfachlagern wie dem Filial- oder Aussenlager
Reservationen
Festlegung eines bestimmten Liefertermins pro Belegzeile
Lagerbestandsbuchung inklusive Verwaltung der Serien- bzw. Chargennummern
Ausbuchung von Restaufträgen

Nach der Belegerfassung überwacht die Auftragsbearbeitung den Auftragsbestand nach verschiedenen Kriterien, so etwa dem Kunden, dem Artikel oder auch dem Vertreter. Das ermöglicht eine Disposition der Artikel je nach Lieferantenbestellungen, Lagerbestand und Produktionsaufträgen.

Listen und Auswertungen nach der Belegerfassung

Die Anwender können zunächst nach der Belegerfassung mit der ERP-Software europa3000™ den Belegdruck als Stapeljob oder online veranlassen. Sie erhalten umfassende Beleglisten nach dem Belegstatus und ebenso Listen zu den Einzelpositionen eines Belegtyps. Zudem sehen sie offene Aufträge und Offerten, die Auftragslisten und den Auftragsverlauf. Da die Auftragsbearbeitung nach der Belegerfassung die kollaborative Arbeit mit verbundenen Belegen und Dokumenten ermöglicht, ist auch deren paralleler Druck möglich.

Zu jedem Belegtyp können die Anwender beliebige Dokumente erstellen. Wichtig: Die Belege lassen sich nach dem Erfassen direkt per Mail versenden, automatisch archivieren und im XML-Format einlesen und ausgeben (XML-Talk). Auch ist die Definition von Übertragsfeldern und Standardwerten möglich. Zum Beleg existiert nach der Erfassung ein Info-Point (MIS) mit allen Adressinformationen, den Debitorendaten und -bemerkungen, den Belegdaten (Belegwert, Totale für Gewicht und Volumen) und den Daten zu den letzten Verkaufsbewegungen des Artikels und/oder Kunden. Für den Gesamtbeleg und jede einzelne Belegzeile gibt die Software Margen- und Kontierungsinformationen aus.

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