Die Software für Dokumentenverwaltung

Das Dokumentenmanagement System für Ihr Unternehmen

Mit optimaler Verwaltung von Dokumenten nicht nur Zeit sparen

Ihre Dokumente sind in unserem DMS in sicheren «Händen»

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erleichtern den Alltag in Unternehmen – und das auf spürbare Art und Weise. Firmen jeder Branche produzieren und verarbeiten unvorstellbare Mengen an digitalen Dokumenten. Eine Software für die Dokumentenverwaltung hilft, Ihre digitalen Dokumente zu verwalten und vereinfacht damit die alltäglichen Arbeitsabläufe. Im Folgenden stellen wir Ihnen Argumente vor, die für den Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements sprechen. Außerdem zeigen wir auf, inwiefern die Software europa3000™ Ihr Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente firmenintern zu bewegen und zu verwalten.

Welche Probleme lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System lösen?

Nicht mehr suchen, sondern finden!

Wenn eine Software für die Dokumentenverwaltung Ihnen hilft, Dokumente schnellstmöglich zu finden statt sie mühselig zu suchen, hat sie einen wichtigen Zweck erfüllt. Aufgabe der DMS-Software ist die digitale Verwaltung und Archivierung all Ihrer elektronischen Dokumente. Dabei begleitet ein modernes DMS den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung und Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung oder Löschung.

Ein datenbankgestütztes System für die Dokumentenverwaltung birgt den Vorteil, dass sich Prozesslaufzeiten im Unternehmen deutlich verkürzen. Auch die Zeit, bis Dokumente bereitgestellt werden können, wird erheblich reduziert. Ganz unterschiedliche Unternehmens-Prozesse können auf diese Weise unterstützt werden. Alle Unternehmensbereiche haben Zugriff auf relevante Informationen – was häufig eine sinnvolle Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erst ermöglicht. Dabei lässt sich auch zwischen Nutzergruppen unterscheiden: Während es Nutzer gibt, die datenbankgestützt arbeiten, besitzen andere cloudbasierte Zugriffsrechte und können somit unabhängig von ihrem Standort auf relevante Dokumente zugreifen. Ein weiterer Pluspunkt: Sie können Ihre komplette Datenbank, das heißt alle gesicherten Dokumente und Dateien, als Backup sichern.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System vereinfacht und automatisiert zudem weitere Geschäftsprozesse. Dabei kann es sich zum Beispiel um Abläufe im Personalwesen, die Terminüberwachung oder die Eingangsrechnungsverarbeitung handeln. Ein professionelles DMS ermöglicht also das Arbeiten mit verschiedenen Workflows und einer entsprechenden Rechteverwaltung. Das übergeordnete Ziel ist es, Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten.

«Mache die Dinge so einfach wie möglich, aber nicht einfacher!»

Albert Einstein

Wie funktioniert eine DMS-Software?

Nie mehr suchen, dank DMS!

Man sucht und sucht, aber findet wichtige Dokumente, Fotos oder PDF-Dateien nicht. Sie kennen das Problem? So geht es vielen Anwendern, auf deren Rechnern zu viele Laufwerke, Ordner und Partitionen liegen. Eine digitale Dokumentenverwaltung löst dieses Daten-Problem und speichert alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, für alle zugänglichen Archiv.

1. Dokumente erfassen

Unterstützte Dokumentenarten

Neben digitalen Dateien lassen sich mit europa3000™ auch in Papierform vorliegende Dokumente – beispielsweise Rechnungen – automatisiert und schnell erfassen. Wenn gewünscht, können die ins System eingehenden Papier-Dokumente in Einzeldokumente aufgeteilt und entweder manuell oder automatisiert klassifiziert und abgelegt werden.

Sachlogische Speicherung

europa3000™ erlaubt zudem die sachlogische Speicherung von Dokumenten in zuvor konfigurierten Akten und Dossiers. Wie die Akten gegliedert sind und welche Eigenschaften sie vereinen, hängt vom jeweiligen Geschäftsprozess und Anwendungsfall ab. Dieses wertvolle Tool unterstützt Sie dabei, Akten für ganz verschiedene Anwendungsfälle – beispielsweise Personal-, Kunden- oder Lieferantenakten – anzulegen.

Einfache Dokumentensuche

Um ein einfaches und schnelles Recherchieren nach Dokumenten zu gewährleisten, werden die Metadaten der gespeicherten Dokumente in einer Datenbank gespeichert. Indem beispielsweise die Art des Dokuments, das Erstellungsdatum, relevante Schlagworte und der enthaltene Text hinterlegt werden, können Anwender später gezielt nach einzelnen Dateien suchen.

E-Mail Archivierung

Die Archivierung von E-Mails ist in europa3000™ über Outlook, Lotus Notes und Groupwise möglich. So nutzt der Anwender ohne Mehraufwand seine gewohnte Umgebung, um E-Mails zu archivieren oder im Archiv zu suchen.

2. Informationen strukturieren und verfügbar machen

Dank des konfigurierbaren Metadaten-Managements findet die Dokumentenmanagement-Software europa3000™ archivierte Dokumente später in Sekundenschnelle wieder. Auf diese Weise haben Sie die richtigen Informationen stets zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Dokumente und Akten können zielgenau recherchiert und optimal in Geschäftsprozesse eingebunden werden.

3. Workflows effektiv managen

Informationsaustausch

Mit Hilfe vorab definierter Workflows und Parameter (wie Projekt- oder Kundennummer) sendet die Software Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter im oder außerhalb des Unternehmens. Sobald die jeweilige Person die Bearbeitung des Dokuments abschließt, folgen weitere Workflow-Schritte. Auf diese Weise wird die Durchlaufzeit von Dokumenten effektiv verringert. Die Transparenz dagegen erhöht sich, denn das System dokumentiert jeden Schritt der Bearbeitung.

Umfangreiche Suchmöglichkeiten

Während der Bearbeitung stehen den Anwender:innen Funktionen wie Check-out und Check-in, Annotationen und umfangreiche Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Die Dokumente können so nicht nur einfach abgelegt, sondern auch schnell und unkompliziert wiedergefunden werden.

Festlegung von Workflows

Möglich sind auch teilautomatische oder Ad-hoc-Workflows. Letztere können bei Bedarf sehr schnell definiert werden. So legt der Benutzer fest, welchen Weg ein Dokument bis zu seinem angedachten Ziel – beispielsweise seiner Freigabe – durchlaufen muss.

Verfügbarkeit

Dabei bleiben die Dokumente zu jedem Zeitpunkt für alle Mitarbeiter:innen einsehbar. Das liegt daran, dass nie das eigentliche Dokument, sondern stets nur eine mit einem DMS-Link verfügbare Version des Dokuments bearbeitet wird. So entfällt das mühselige Anfertigen von Verteilerkopien.

4. Revisionssicher archivieren

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über die Möglichkeit zur zentralen, gesetzeskonformen, revisionssicheren und fälschungssicheren Archivierung von wichtigen Akten und Dokumenten. In europa3000™ werden die Dokumente dafür unveränderbar, also schreibgeschützt, gespeichert. Bei den Finanzbehörden genießen solche Dokumente denselben Status wie Papierdokumente. Die Notwendigkeit, Papierdokumente bis zur Prüfung durch das Finanzamt aufzubewahren, entfällt daher in vielen Fällen. Lediglich unterschriebene Dokumente, beispielsweise Verträge, sollten Sie für den Fall von Rechtsstreitigkeiten stets auch im Original aufbewahren.

Mit europa3000™ lassen sich Informationen von ihrer Erstellung bis hin zu ihrer kontrollierten Vernichtung steuern und verwalten. Die Software unterstützt neben digitalen Signaturen fast alle marktüblichen Speichersysteme.

Ihre Fragen – unsere Antworten

Um welche Zeitersparnis handelt es sich grundsätzlich?

Gemäss offiziellen Studien verbringen gewisse Mitarbeiter bis zu 50% ihrer Arbeitszeit mit der Ablage und Suche von Dokumenten. Mit unserer Lösung reduzieren Sie die Suche um bis das 10-fache der Zeit. Noch nicht überzeugt? Gerne stellen wir Ihnen unser Programm persönlich vor!

Welche Leistungen sind enthalten, sollte ich mich für Ihre Dokumentenverwaltung entscheiden?

Wir bieten Ihnen den gesamten Umfang von der Installation, Schulung, Unterstützung während des Betriebs und laufende Beratung für Verbesserungen usw. an. So sind Sie perfekt ausgestattet, um mit Ihrem Unternehmen wieder richtig durch zu starten.

Sie wollen Ihre Prozesse rund um Dokumente, Dateien und Daten vereinfachen?

Wir beraten und unterstützen Sie in technischen und anwenderspezifischen Fragen. Lassen Sie sich unsere Dokumentenmanagement Software vorführen, damit Sie die Leistungsfähigkeit & Einfachheit dieser Lösung kennen lernen.

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Als IT-Dienstleister garantieren wir mit unserem DMS Perfektion

Für mehr Effizienz in Ihren Prozessen

Profitieren Sie schon bald von den Leistungen unserer digitalisierten Dokumentenverwaltung durch unser Dokumentenmanagement System und machen Sie sich die folgenden Punkte in Ihrem und für Ihr Unternehmen zu Nutze: